Secretaría Municipal

Unidades Municipales

La Secretaría Municipal estará a cargo del Secretario Municipal y tendrá como objetivo otorgar un adecuado apoyo administrativo a la Alcaldía y al Concejo Municipal, debiendo el Secretario Municipal desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales y tendrá las siguientes funciones:

Dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde y del Concejo Municipal.
Desempeñar la tarea de Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.
Recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida en la Ley N° 18.575.
Llevar el registro municipal a que se refiere el artículo 6° de la ley N° 19.418, sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias.

La Secretaría Municipal deberá cumplir además, las siguientes funciones específicas:

Transcribir las resoluciones del Alcalde y los acuerdos del Concejo y velar por su fiel cumplimiento.
Redactar los Oficios, circulares y comunicaciones que se le encomienden.
Cumplir funciones que el Alcalde le encomiende y proporcionar antecedentes a las unidades municipales que las requieran.
Dirigir a las unidades a su cargo de acuerdo a las instrucciones que le imparta el Alcalde.
Recepcionar toda la documentación que ingresa al municipio, a través de la Oficina de Partes y Archivo, y proceder a su ordenamiento y distribuir aquella que proceda.
Informar oportuna y eficientemente al Alcalde sobre antecedentes y documentación que ingresan a la Municipalidad.
Controlar el cumplimiento de los plazos de la tramitación de la documentación municipal.
Notificar las resoluciones y decretos municipales.
Actuar como Secretario del Concejo Municipal.
Dirigir la Oficina de Partes y Reclamos.
Evaluar la Gestión de su Unidad.
Desarrollar las funciones específicas contempladas en la Ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, con relación a la instalación del Concejo Municipal.
Desarrollar las funciones específicas contempladas en la Ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, con relación a la Constitución del Consejo Comunal de las Organizaciones de la Sociedad Civil.
Actuar como Ministro de fe, cuando corresponda para los efectos establecidos en el artículo 177, inciso segundo del Código del Trabajo.
Atender toda otra materia que derive el Alcalde.

Oficina de Partes

Adscrito a la Secretaría Municipal, existirá la Oficina de Partes le corresponderá las siguientes funciones:

Mantener un constante flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa de la Municipalidad proporcionando en forma rápida y expedita la información que se requiera para la actividad municipal.
Tener a su cargo el trámite de ingresos, clasificación y distribución de la correspondencia oficial.
Mantener archivos actualizados de la documentación recibida y despachada por la Municipalidad.
Efectuar el control de los plazos en la tramitación de la documentación interna y externa de la Municipalidad.
Efectuar el manejo, control y mantención de la correspondencia, central telefónica y del fax.
Informar al público acerca del estado de tramitación de sus reclamos o peticiones, y orientarlos acerca del procedimiento y antecedentes necesarios para la obtención de servicios y beneficios que otorga la Municipalidad.
Recibir y dar tramitación a las presentaciones y reclamos que formule la ciudadanía local, según el procedimiento que establece la Ordenanza de Participación Ciudadana.
Despacho y recepción de correspondencia externa, a través de correos de Chile u otros medios.
Mantener y Agrupar informes anuales que deben estar a la vista de los contribuyentes.
Transcribir toda aquella documentación que la autoridad le solicite y distribuir copias de Decretos, Resoluciones, Oficios, etc., a las Unidades Municipales que correspondan.
Otras funciones que la Ley señale o que la autoridad superior le asigne, las que ejecutará a través de la unidad que corresponda, de conformidad a la legislación vigente.

Oficina de Informaciones, Reclamos y Sugerencias

Considerando que la información y documentos municipales son públicos, en esta oficina se deberá atender al usuario (a) de acuerdo a la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades y además deberán estar disponibles, para quien los solicite, a lo menos los siguientes antecedentes:

El Plan Comunal de Desarrollo, el Presupuesto Municipal y el Plan Regulador Comunal con sus correspondientes seccionales y las políticas específicas;
El Reglamento Interno, el reglamento de contrataciones y adquisiciones, la Ordenanza de participación y todas las Ordenanzas y Resoluciones Municipales;
Los Convenios, contratos y concesiones;
Las Cuentas Públicas de los 3 últimos años;

En caso de existir algún reclamo, El Secretario Municipal lo derivará mediante memorándum a la unidad municipal que corresponda a fin de que, se soluciones la materia del reclamo de ser posible.

Secretaría Concejo Municipal

La Secretaría del Concejo Municipal tendrá las siguientes funciones:

Coordinar las actividades administrativas de apoyo al Concejo Municipal.
Asistir a las Sesiones del Concejo Municipal.
Recopilar los antecedentes, documentos y normativa que requiera el Concejo Municipal para el cumplimiento de sus funciones.
Llevar un archivo de documentación inherente al desarrollo de las tareas propias del Concejo Municipal.
Solicitar la difusión a través de los medios de comunicación social, cuando el Concejo lo pida, de las actividades desarrolladas, las materias tratadas y los acuerdos adoptados en las respectivas sesiones.
Redactar y despachar las citaciones o invitaciones a funcionarios municipales y a personas ajenas al municipio a nombre del Concejo Municipal o del Alcalde, según corresponda. Lo mismo deberá realizar con los oficios por los cuales se soliciten los informes o asesorías que el Alcalde o el Concejo estimen necesarios.
Mantener al día y custodiar los Libros de Actas y otros que se estimen necesarios.
Elaborar las tablas de materias a tratar en las sesiones ordinarias del Concejo y enviarlas con las respectivas citaciones.
Recibir, registrar y archivar, según corresponda, la documentación que reciba el concejo a través de la Oficina de Partes. Asimismo, deberá despachar toda la correspondencia que emane del mismo.
Llevar un registro de la asistencia de los concejales a las sesiones formales y de comisiones para determinar el pago de las asignaciones a que se refiere el artículo 88° de la Ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades.
Atender toda otra materia que derive el Alcalde o el Concejo Municipal – como órgano colegiado - o el Secretario Municipal, para el cumplimiento de sus funciones.